ホームページからの問い合わせへの返信例文。速さと一文目で決まる

せっかくサイトから届いた問い合わせも、返信で失注することがあります。逆に言えば、返信の速さと最初の一文だけで、競合より一歩前に出られます。場面別の例文です。

例文1: 見積もり・依頼系への返信

◯◯様

お問い合わせありがとうございます。◯◯株式会社の◯◯です。
「◯◯についてのお見積もり」の件、承知いたしました。
正確なお見積もりのため、2点だけ教えていただけますでしょうか。

1. ◯◯◯（例: ご希望の時期）
2. ◯◯◯（例: 数量・規模）

ご返信をいただき次第、◯営業日以内にお見積もりをお送りします。よろしくお願いいたします。

例文2: すぐ答えられないときの一次返信

お問い合わせありがとうございます。内容を確認のうえ、◯月◯日(◯)までに担当よりご回答いたします。
お急ぎの場合は、お電話(◯◯-◯◯◯◯)でも承ります。

この「受け取った+いつ返すか」だけの返信が、実は一番失注を防ぎます。相手は放置されている数日間に他社へ行くからです。

例文3: 日程調整の返信

ご相談の日程ですが、以下の候補ではいかがでしょうか。
・◯月◯日(◯) 10:00〜/14:00〜
・◯月◯日(◯) 終日可
ご都合が合わない場合は、ご希望の日時を2〜3案いただけますと幸いです。

自動返信の設定文例

お問い合わせを受け付けました（自動返信）。
1営業日以内に担当よりご連絡いたします。営業時間: 平日9:00〜18:00
※3営業日を過ぎても連絡がない場合は、恐れ入りますが◯◯-◯◯◯◯までお電話ください。

書き方のポイント

• 一文目で用件を復唱する。「◯◯の件、承知しました」だけで機械的な印象が消えます
• 質問は2つまでに絞る。質問攻めの返信は返って来ません
• 次のアクションと期日を必ず書いて終える。「検討します」で終わる返信は流れます

問い合わせ自体を増やしたい方は問い合わせが来ない原因の記事、フォームの作りは1,470サイトの実測記事もどうぞ。