ホームページの問い合わせに自動返信を付ける場合、どんな内容を伝えるべきですか？
小さな会社でホームページから届く問い合わせを確認しています。ほかの業務もあるため、届いてすぐには返事ができず、お客様から送信できたか確認の電話をいただくことがあります。そこで、受け付けたことを知らせるメールを自動で送れるようにしたいと考えています。ただ、いつまでに返事をすると書いてよいのか、休業中の問い合わせにはどう案内すればよいのか迷っています。お客様に誤解を与えないために、自動返信にはどんな内容を入れ、制作会社には何を設定してもらえばよいでしょうか？
AIはこう答えた
自動返信では、**「受け付けたこと」と「担当者からの回答はこれからであること」**を分けて伝えましょう。件名は「【会社名】お問い合わせを受け付けました（自動返信）」など、目的が分かるものにします。本文には、お礼、受付完了、回答までの目安、対応時間・休業日、会社名と連絡先を入れます。 **回答期限は、無理なく守れる日数にすることが大切です。**適切な日数はあなたの状況によります。例えば、次のように書けます。 「お問い合わせありがとうございます。このメールは受付完了のお知らせです。担当者より、受付の翌日から数えて、土日祝日を除く３日以内を目安にご連絡します。確認に時間がかかる場合は、その旨を先にお知らせします。」 これは文例であり、３日が一般的な決まりではありません。最終回答に時間がかかっても、まず状況を伝えられる日数を決めましょう。長期休業時は「○月○日～○月○日は休業し、○月○日から順次確認します」と、再開日を明記する案がおすすめです。 制作会社には、お客様への自動返信と社内への通知を別々に設定し、差出人名・返信先、休業時の文面切り替えを確認してもらいましょう。設定できる範囲は現在の仕組みによります。 公開前には両方のメールが届くか試し、送信完了画面にも回答の目安と、メールが届かない場合の確認方法・連絡先を載せるよう依頼してください。文面や休業日の整理は、自社でできます。
この回答は、AIがWeb上の公開情報を調べて参考情報としてまとめたものです。あなたの状況に合わせた判断は、プロの回答やチャット相談をご利用ください。
実際のプロはどう考えているか
Web上で公開されている制作会社・専門家の見解9件を編集部が収集し、立場ごとに集計したものです。要旨は編集部による要約で、全文は各出典をご覧ください。
多くの発信元は、受付完了と具体的な返信目安を伝え、守れない期限は約束しないことを勧めています。 休業中の対応予定や再連絡先も案内し、制作会社には文面の切り替えや送信確認まで相談する考え方もあります。
自動返信は担当者が読んだ証拠ではなく、受付の通知だと明示します。返信目安は実際に守れる期間とし、最初の連絡か正式回答か、いつから数えるかも伝える考えです。 出典
件名には会社名と受付のお知らせだと分かる言葉を入れます。担当者から改めて連絡することに加え、回答までに必要な営業日数を具体的に示す考えです。 出典
本文には問い合わせを受け付けたことと、対応までのおおよその営業日数を記載します。差出人名にも会社名を設定し、件名だけでも用件が分かるようにする考えです。 出典
受付完了を最初に伝え、その後に返信の目安を置きます。土日祝日を日数から除くのか、営業時間外の問い合わせはいつ確認するのかまで説明する考えです。 出典
営業時間や長期休業を登録し、時間外には対応再開の時期を知らせる別の文面を送る方法を紹介しています。設定後は営業時間内と時間外の両方で送信を試し、届く内容を確認します。 出典
受付日時や受付番号、相談の種類、回答までの目安を記載します。営業時間外や長期休業中の扱いも説明し、必要に応じて急ぎの場合の連絡先を添える考えです。 出典
受付完了、守れる返信目安、急ぎの連絡先、送信内容の控えを基本にします。設定では会社名が分かる差出人表示にし、試しに送って迷惑メールに入らないかも確認する考えです。 出典
返信までの目安と送信内容の控えを特に重視します。受付日時や担当部署、会社の連絡先も添え、お客様の手元に受け付けられたことが分かる記録を残す考えです。 出典
送信内容の控えは必要な項目に絞り、秘密にすべき情報や添付書類は除く考えです。自動送信と返信不可は区別し、返信を受け付けない場合は利用できる別の連絡先を明記します。 出典
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